Sabtu, 20 Mei 2017

Sistem Informasi dan Software

Perangkat lunak atau software adalah representasi dari sistem informasi. Software dibuat untuk mempermudah penggunanya dalam mencatat aktivitas yang terjadi dalam perusahaan, seperti transaksi pembelian dan penjualan.
Salah satu contoh yang dapat dipaparkan adalah jika secara manual, untuk prosedur pembelian barang, seseorang harus mencatatkan pesanannya dalam dokumen pesanan pembelian (Purchase Order). Dokumen ini kemudian dikirimkan ke pemasok. Ketika barang yang dipesan diantar oleh pemasok, pembeli harus mencatatnya dalam dokumen laun yang disebut kartu stok. Pemasok akan memberikan surat jalan yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah diantar, dan apabila telah diterima dengan baik maka pembeli harus menandatanganinya. Selanjutnya, ketika pemasok melakukan penagihan, pembeli akan melakukan pencocokan dengan barang yang telah diterimanya. Apabila sesuai, maka akan dicatat kembali dalam dokumen kartu hutang. Saat jatuh tempo pembayaran, pembeli akan memeriksa kartu hutang tersebut dan mencocokkan lagi dengan faktur yang diberikan oleh pemasok kemudian meneruskan ke bagian keuangan untuk melakukan pembayaran. Setelah dibayar, ia harus mencatat ke kartu hutang untuk mengurangi hutang terhadap pemasok tersebut. Ia kemudian harus membuat bukti pembayaran untuk diserahkan ke bagian akuntansi perusahaan. Bagian akuntansi kemudian melakukan jurnal.
Dilihat dari proses yang dipaparkan di atas, dapat dibayangkan jika prosedur tersebut harus dilakukan berkali-kali setiap hari karena sering terjadi pembelian. Contoh di atas hanya menggambarkan satu prosedur dalam perusahaan. Padahal banyak prosedur lainnya yang saling terkait satu sama lain dalam aktivitas perusahaan sehari-hari. Jika semuanya dilakukan secara manual tentu hal tersebut sangat menghambat operasional perusahaan.
Dengan adanya perangkat lunak yang membantu mengefisienkan proses pencatatan, pecocokan dan pembuatan laporan, tentunya hambatan prosedural dapat dikurangi. Akan tetapi harus diingat bahwa perangkat lunak hanyalah alat bantu untuk membuat prosedur kerja rutin menjadi lebih mudah dan efisien. Jika dalam penggunaannya tidak dilakukan secara benar dan sesuai dengan prosedur yang sudah ditentukan, hasil akhirnya tentu tidak akan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.
Demikian pembahasan tentang Sistem Informasi dan Software, semoga para pembaca dapat memahami apa yang dipaparkan pada tulisan ini.

Sumber :Manajemen Proyek Sistem Informasi (Rudy Tantra)

0 Komentar:

Posting Komentar