Senin, 22 Mei 2017

Kegagalan Proyek Sistem Informasi

Kebanyakan materi manajemen proyek lebih fokus pada metodologi dengan menampilkan contoh-contoh proyek yang berhasil. Padahal, dalam dunia nyata, banyak proyek sistem informasi yang berakhir gagal.  Pengetahuan seorang manajer proyek tidak hanya bagaimana menghantarkan suatu proyek sampai berhasil baik, tetapi juga bagaimana cara menghindarkan proyek dari hasil yang sebaliknya. Untuk lebih jauh mengetahui  berbagai kemungkinan kegagalan proyek, terlebih dahulu kita pelajari jenis-jenis kegagalan proyek berikut ini :
  1. Kegagalan perencanaan terjadi jika proyek tidak memiliki nilai tambah atau kemampuan untuk menghadapi halangan yang terjadi sepanjang prosesnya. Hal ini menunjukkan bahwa proyek telah memiliki kesalahan sejak awal.
  2. Kegagalan sponsor terjadi ketika orang yang memimpin proyek tidak  secara aktif terlibat dan atau tidak memiliki otoritas untuk mengambil keputusan penting demi kesuksesan proyek.
  3. Kegagalan desain dan definisi atau ruang lingkup terjadi jika ruang lingkup tidak didefinisikan secara jelas, sehingga tim pelaksana proyek tidak benar-benar tahu dengan jelas mengenai apa yang menjadi deliverable.
  4. Kegagalan komunikasi terjadi karena kurangnya komunikasi atau menghindari diskusi yang terbuka mengenai masalah dan isu yang terjadi di dalam proyek.
  5. Kegagalan disiplin proyek terjadi ketika proses atau metodologi proyek mengabaikan kesalahan kecil sehingga faktor mitigasi yang ada tidak pernah digunakan.
  6. Kegagalan pemasok atau vendor terjadi jika struktur dari hubungan pemasok atau vendor tidak memperbolehkan komunikasi atau penyesuaian. Hal ini terjadi karena birokrasi organisasi sehingga komunikasi hanya bisa dilakukan oleh bagian pengadaan perusahaan yang berada di luar tim manajemen.
Itulah beberapa jenis kegagalan dalam proyek sistem informasi yang harus dihindari agar proyek yang dikerjakan dapat dilaksanakan dan diselesaikan dengan baik.

Saat proyek selesai, menurut Standish Report, hasilnya dapat dikategorikan sebagai berikut :
  1. Sukses, jika proyek selesai tepat waktu, dalam anggaran, dan sesuai dengan lingkup yang telah disetujui bersama.
  2. Dalam tantangan, pada akhirnya proyek selesai saat deadline, dengan sedikit melampaui anggaran dan ada beberapa ketidaksesuaian dengan lingkup yang telah disetujui.
  3. Gagal, proyek melampaui apa yang disebut sebagai batasan proyek ( Project Management Triangle ) sebagaimana yang telah disebutkan pada tulisan sebelumnya yang berjudul Stakeholder Dalam Manajemen Proyek.

Beberapa penelitian mengatakan bahwa proyek yang berhasil adalah karena menerapkan beberapa hal berikut ini :
  1. Keterlibatan klien dalam proyek, tetapi bukan berarti ikut campur dalam prosesnya.
  2. Manajer proyek mendapat dukungan dari pihak eksekutif atau pemilik proyek.
  3. Spesifikasi yang sangat jelas, yang sekaligus menunjukkan hubungan yang erat antara klien dan tim proyek.
  4. Ekspektasi yang realistis dari klien terhadap hasil proyek.
  5. Pengawasan dan pengendalian yang efektif tetapi tidak mengganggu proses yang sedang berlangsung dalam proyek.

Sedangkan untuk proyek yang hasilnya masih berada dalam tantangan, penyebabnya antara lain adalah :
  1. Kurangnya masukan dari klien dan hanya diberi komentar setelah hasil proyek diserahterimakan kepada klien.
  2. Spesifikasi proyek kurang lengkap, yang mungkin disebabkan dari requirements analysis langsung dilakukan desain, tanpa melalui tahapan yang seharusnya.
  3. Banyak perubahan terjadi sepanjang perjalanan proyek, dan manajer proyek berusahaa memasukkan semua perubahan itu dalam sistem untuk memuaskan stakeholder di luar tim proyek.
  4. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau pemilik proyek  yang tampak dari ketidaktertarikannya terhadap jalannya proyek.
  5. Anggota tim yang kurang kompeten dalam menjalankan tugasnya.
Namun dalam hal  proyek gagal, ada banyak kemungkinan penyebabnya. Hal-hal berikut ini harus dperhatikan agar proyek tidak dikategorikan gagal, karena banyak penelitian yang menyebutkan bahwa persentase kegagalan proyek sistem informasi lebih tinggi daripada yang berhasil. Semakin besar dan kompleks suatu proyek akan semakin besar kemungkinannya untuk gagal. Hal-hal penting yang harus diperhatikan agar dapat menghindari kegagalan proyek adalah sebagai berikut : 
  1. Tidak ada keterlibatan klien.
  2. Kurangnya penghargaan pada anggota tim.
  3. Kurangnya niat untuk belajar dari kegagalan proyek sebelumnya.
  4. Gagal dalam mengidentifikasi, dokumentasi, dan mencatat user requirements secara memadai.
  5. Estimasi yang tidak tepat.
  6. Tekanan komersial.
  7. Penyusunan anggota tim yang tidak tepat.
  8. Kurangnya manajemen resiko.
  9. Gagal dalam menetapkan dan menangani ekspektasi.
  10. Manajemen kualitas yang lemah.
  11.  Politik stakeholder.
  12. Manajemen perubahan yang lemah.
  13. Pelaksanaan pengembangan (development) yang tidak memadai.
  14. Kurangnya komunikasi.
  15. Percaya pada keajaiban
Sumber : Manajemen Proyek Sistem Informasi (Rudy Tantra)

0 Komentar:

Posting Komentar